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eCTD電子遞交中word文檔的格式要求與處理技巧

時(shí)間: 2023-11-28 08:52:19 點(diǎn)擊:

      近日,北京康茂峰科技有限公司如火如荼地開展了“eCTD電子遞交科普日”活動(dòng),有eCTD電子申報(bào)需求的制藥企業(yè)可隨時(shí)預(yù)約康茂峰e(cuò)CTD項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行上門宣講,著重介紹eCTD申報(bào)資料的編制、生成、驗(yàn)證與管理。
      對于準(zhǔn)備使用eCTD進(jìn)行電子遞交的制藥公司,能夠快速并成功遞交,那么前期資料的合規(guī)性整理就顯得尤為重要。在此,我們將分多個(gè)模塊與大家交流分享eCTD全流程電子遞交中的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)與技巧。
      根據(jù)ICH及中國eCTD法規(guī)相關(guān)要求,本期我們先來聊聊eCTD電子遞交中Word文檔的格式設(shè)置與處理技巧。
一、法規(guī)要求下康茂峰的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
1、字體、字號(hào)與顏色

中文正文: 宋體
英文正文: Time New Roman
標(biāo)題和副標(biāo)題: 黑體或Arial字體
 
 
字體顏色:
敘述性文字采用黑色字體
內(nèi)部鏈接要求采用藍(lán)色字體(如章節(jié)、表格、圖表、附件、參考文獻(xiàn)等)
外部鏈接要求采用藍(lán)色字體(單個(gè)文件中參考文獻(xiàn)章節(jié)無需設(shè)置成藍(lán)色字體)
備注
  1. 在文件中出現(xiàn)的網(wǎng)址和郵箱,無需創(chuàng)建超鏈接,字體顏色設(shè)置為黑色;
  2. 對于上述內(nèi)容中所說的藍(lán)色字體為標(biāo)準(zhǔn)藍(lán)色,如下圖







2、頁面設(shè)置
紙張大小: A4 (21.0cm*29.7cm)
頁邊距: 縱向 上:2厘米      下:2厘米
     左:2.5厘米    右:2.5厘米
橫向 上:2.5厘米    下:2.5厘米
     左:2厘米      右:2厘米
行間距離: 正文1.15倍行間距離(至少單倍行距)
一般段前段后設(shè)置成0行,對于各級(jí)標(biāo)題設(shè)置可以適當(dāng)?shù)亩吻岸魏箝g距以突出顯示標(biāo)題(一級(jí)標(biāo)題、表格標(biāo)題、圖表標(biāo)題:段前0.5行)
頁眉頁腳: 在單個(gè)文件中,頁眉頁腳到頂端、底端距離保持一致且不得小于1cm;
頁眉頁腳字體:常規(guī)五號(hào),行間距為單倍行距;
對于中文譯文,原則上頁眉頁腳的設(shè)置應(yīng)基于原文。
備注: word格式調(diào)整前,需對文檔中的“修訂”或“批注”進(jìn)行確認(rèn),如有需保留的內(nèi)容,要單獨(dú)處理。
 
3、正文
標(biāo)題: 一級(jí)標(biāo)題加粗四號(hào)字;
二級(jí)及以下標(biāo)題加粗小四號(hào);
標(biāo)題不單獨(dú)出現(xiàn)在當(dāng)前頁的最后,應(yīng)與標(biāo)題下的段落內(nèi)容出現(xiàn)在同一頁;
段落: 常規(guī)小四號(hào),順序翻譯;
表格: 表標(biāo)題使用加粗小四號(hào);
表正文,常規(guī)五號(hào);
表腳注,常規(guī)五號(hào);
表標(biāo)題不單獨(dú)出現(xiàn)在當(dāng)前頁面的最后,應(yīng)與表標(biāo)題后面的表格出現(xiàn)在同一頁上;
圖表: 圖標(biāo)題使用加粗小四號(hào);
圖正文:顯示出全部圖內(nèi)容;
圖腳注:常規(guī)五號(hào);
圖標(biāo)題不單獨(dú)出現(xiàn)在當(dāng)前頁面的最后,應(yīng)與圖標(biāo)題下的圖出現(xiàn)在同一頁上;
參考文獻(xiàn): 文章中的參考文獻(xiàn)章節(jié)內(nèi)容,原則上應(yīng)設(shè)置編號(hào)
 
二、康茂峰word格式設(shè)置實(shí)操技巧

1、標(biāo)題與樣式
      Word初始設(shè)置建議刪掉,換成“標(biāo)題與樣式”,位置提到目錄之前。內(nèi)容包括:目錄標(biāo)題,不需設(shè)置標(biāo)題編號(hào);章節(jié)標(biāo)題,需設(shè)置有正確的標(biāo)題編號(hào),標(biāo)題編號(hào)需設(shè)置域;圖、表標(biāo)題,需設(shè)置標(biāo)題編號(hào),使用“插入題注”功能創(chuàng)建;腳注,涉及編號(hào)需設(shè)置編號(hào)。
      當(dāng)我們設(shè)置好標(biāo)題樣式后,可通過“交叉引用”的形式創(chuàng)建鏈接。
















 




2、目錄
推薦在做好樣式的前提下,自動(dòng)生成目錄,保證后續(xù)能自動(dòng)更新。
目錄頁標(biāo)題: 加粗四號(hào)
正文/表格/圖表目錄: 字號(hào)為小四號(hào),字形(加粗或常規(guī))應(yīng)基于原文設(shè)置
目錄鏈接: 藍(lán)色字體


 




3、頁眉頁腳設(shè)置


 


    對于word文檔格式調(diào)整中的頁眉頁腳設(shè)置,最常用的方法是選用插入對齊制表位來插入頁眉頁腳,這個(gè)功能可根據(jù)實(shí)際文字長度自動(dòng)適應(yīng)頁面進(jìn)行對齊,使頁眉頁腳布局看起來更加工整。


 


    當(dāng)文檔中有豎頁需要切換為橫頁或者需要設(shè)置新的頁眉頁腳時(shí),需要先插入分節(jié)符,此時(shí)默認(rèn)“鏈接到前一頁”為選中狀態(tài),頁眉頁腳可繼承前一節(jié)內(nèi)容并自動(dòng)調(diào)整間距以適應(yīng)新的頁面。如需設(shè)置新的頁眉頁腳內(nèi)容,應(yīng)點(diǎn)擊“鏈接到前一條頁眉”取消連接狀態(tài),從而輸入新的內(nèi)容即可。
 


4、word內(nèi)部創(chuàng)建超鏈接
      文檔內(nèi)部引用的相關(guān)章節(jié)、參考文獻(xiàn)、附錄、表格或圖表等需要?jiǎng)?chuàng)建內(nèi)部超鏈接,Word文檔制作超鏈接主要有兩種方式,一種是插入交叉引用,另一種是添加超鏈接。
(1)交叉引用

 
插入交叉引用,首先要在文檔中選擇要插入的位置,點(diǎn)擊引用選項(xiàng)中題注里的交叉引用;

 






在引用類型下,選擇要引用的類型,如標(biāo)題,腳注,表格和圖表等;

 





      在引用內(nèi)容里選擇引用信息,可用選項(xiàng)取決于您正在創(chuàng)建的交叉引用類型,最后點(diǎn)擊“插入”就可以了。
      使用交叉引用做鏈接,文本會(huì)變?yōu)榛疑?,并指賂引用的項(xiàng)目。想要其格式具有超鏈接的外觀,可將字體顏色設(shè)置成藍(lán)色RGB (0,0,255)。如被引用的內(nèi)容發(fā)生變化時(shí),需要對交叉引用進(jìn)行更新操作,右擊需要更新的交叉引用,在彈出的快捷菜單中選擇“更新域”即可。這里我們推薦使用“交叉引用”方式,轉(zhuǎn)換格式會(huì)更穩(wěn)定。
 
(2)插入鏈接
      在word文檔中創(chuàng)建超鏈接,首先在目的頁的位置添加一個(gè)書簽,選擇插入-鏈接-書簽,在書簽簽名處輸入書簽名稱,點(diǎn)擊添加按鈕。


 





    默認(rèn)情況下,書簽標(biāo)記是不顯示的,可在“文件”的“高級(jí)”選項(xiàng)中,在打開的“顯示文檔內(nèi)容”列表中,選中“顯示書簽”復(fù)選框,即可顯示書簽標(biāo)記。

 




    選中需要?jiǎng)?chuàng)建超鏈接的文本,“插入”選項(xiàng)里點(diǎn)擊“鏈接”,打開“插入超鏈接”窗格,在“鏈接到”列表框中選擇“本文檔中的位置”選項(xiàng),選擇插入的書簽即可。
      點(diǎn)擊確定按鈕。查看超鏈接,選中的文本呈藍(lán)色并含有下劃線,按Ctrl鍵,再單擊創(chuàng)建了鏈接的文本,即可快速跳轉(zhuǎn)至目標(biāo)位置。

 






    若想修改超鏈接樣式,可以找到“開始”菜單的“樣式”,然后單擊右側(cè)下拉按鈕,選擇“超鏈接”的“修改”。在修改樣式窗格中,取消下劃線并將顏色設(shè)置成超鏈接藍(lán)色RGB (0,0,255)。

      當(dāng)我們?yōu)檎摹?biāo)題設(shè)置好樣式,并使用“交叉引用”方式創(chuàng)建好鏈接后,可通過宏來實(shí)現(xiàn)批量的格式調(diào)整,例如:全交叉引用鏈接改為藍(lán)色字體。


 




三、其他注意事項(xiàng)
      例如不得使用背景陰影、出現(xiàn)隱藏文字、插入附件、設(shè)置密碼保護(hù)等;對于目錄以及內(nèi)部鏈接部分,不得出現(xiàn)“更新域”操作后的“錯(cuò)誤、未找到目錄項(xiàng)”等情形;文件的摘要屬性設(shè)置為空值等等。
      以上,是康茂峰e(cuò)CTD電子遞交服務(wù)解決方案中的word文檔制作主要步驟??傊?,準(zhǔn)備eCTD電子遞交中的Word文檔是一個(gè)繁瑣的過程,但認(rèn)真遵守這些規(guī)則可以確保順利的遞交程序。
 

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